Subscribe in a readerTekst bestanden importeren in Excel werkbladen
In dit artikel laat ik zien hoe je het importeren van .txt, .prn en/of .csv bestanden in een Excel werkblad kunt vereenvoudigen.
Dit artikel is ook gepubliceerd op één van de Microsoft® blogs: Importing Text Files in an Excel Sheet.
Inleiding
Als je ooit geprobeerd hebt om een tekstbestand te openen in Excel, dan heb je al kennis gemaakt met de "Wizard Tekst importeren".
Als je bovendien wel eens een CSV bestand met Excel geopend hebt dan weet je ook, dat deze handige wizard niet wordt gestart bij dit type bestanden.
Wat te doen, als je in de situatie zit dat je regelmatig bestanden moet importeren met een identieke structuur, waarbij je dus iedere keer precies dezelfde tekst importinstellingen nodig hebt?
En hoe importeer je de gegevens uit die bestanden in hetzelfde werkblad, zonder de importdefinitie steeds opnieuw op te moeten geven?
Ik laat het hieronder zien..
Instellen welk (soort) bestand geïmporteerd moet worden
Selecteer eerst het werkblad waar je de gegevens in wilt ontvangen.
De hierna volgende stappen verschillen naar gelang uw Excel versie.
Excel 2010/2007
Zoek op het lint de tab Gegevens op en klik vervolgens op de dropdown "Externe gegevens ophalen" en tenslotte op de knop "Van tekst".
De "Van tekst" knop op de Gegevens tab van het lint
Selecteer het juiste bestand uit het volgende dialoogvenster:
Het dialoogvenster Tekstbestand importeren.
Klik Importeren. (lees verder na de sectie over Excel 2003 en ouder)
Excel 2003 en ouder
Kies uit het menu Data, Externe gegevens importeren, Gegevens importeren... Het volgende dialoogvenster wordt geopend:
Het dialoogvenster Gegevensbron selecteren in Excel 2003.
Selecteer onderaan de optie "Tekstbestanden" en zoek vervolgens het juiste bestand op:
Venster Gegevensbron selecteren, een bestand selecteren
Alle versies: De import instellingen definiëren
Tot nu toe hebben we alleen maar opgegeven wat we willen importeren. Nu is het tijd om aan te geven hoe dit moet gebeuren. Deze sectie geldt voor alle Excel versies, in ieder geval terug tot Excel XP, maar waarschijnlijk ook daarvoor. De schermafbeeldingen die je hier ziet kunnen daarom licht afwijken van wat je zelf ziet, maar het principe is gelijk.
Klik op de Openen knop. De Wizard Tekst importeren opent haar deuren:
Stap 1 van de Wizard Tekst importeren, definieer het bestandstype.
In dit voorbeeld heb ik aangegeven dat mijn bestand van het type Windows (ANSI) is en dat ik een bestand heb met scheidingstekens. Klik op Volgende als de instellingen goed staan voor jouw bestand.
Stap 2 van de wizard geeft de mogelijkheid om de scheidingstekens in te stellen. Ik heb hem ingesteld op Komma:
Stap 2 van de Wizard Tekst importeren, definieer het scheidingsteken
Klik weer op Volgende om in stap 3 te komen, waar je voor iedere kolom kunt instellen wat het formaat van die kolom moet zijn. Ik heb het datumformaat van de eerste kolom ingesteld op de volgorde DMJ. Klik op een kolom als je het formaat ervan wilt aanpassen.
Stap 3 van de Wizard Tekst importeren, kolom formattering instellen
Als je op de knop Geavanceerd klikt, dan kan je instellen welk decimaalteken moet worden gebruikt tijdens het importeren:
Het dialoogvenster Geavanceerde instellingen voor tekst importeren
Merk op, dat de instellingen in dit venster gelden voor alle kolommen.
Nadat alle kolommen zijn ingesteld klik je op de knop Voltooien. Excel opent nu het venster Gegevens importeren en vraagt daarmee waar je de gegevens wilt plaatsen. Selecteer de juiste plek in je bestand.
Het dialoogvenster Gegevens importeren
Ho nu even! Nog niet op OK klikken! Klik op de knop Eigenschappen. Het dialoogvenster Eigenschappen extern gegevensbereik opent zich. Hier kan je enkele belangrijke instellingen wijzigen.
Het dialoogvenster Eigenschappen extern gegevensbereik
Merk op, dat ik enkele belangrijke eigenschappen heb uitgelicht. Ik bespreek die hieronder.
Querydefinitie opslaan
Laat deze aangevinkt, anders moet je de instellingen telkens opnieuw doen en dat was nou net niet de bedoeling!
Vragen om bestandsnaam bij vernieuwen
Als je dit vakje aanvinkt, dan zal Excel bij het vernieuwen van de gegevens altijd om een bestandsnaam vragen. Laat dit vakje uitgevinkt als je bestandsnaam en -locatie steeds dezelfde is.
Bestaande cellen overschrijven met nieuwe gegevens, ongebruikte cellen wissen
Welke selectie hier het beste is, hangt helemaal af van je specifieke situatie. De eerste twee mogelijkheden zorgen ervoor, dat gegevens onder je importeerbereik omlaag geduwd worden c.q. omhoog getrokken worden als je meer of minder gegevens importeert.
Ik beveel aan om voor te importeren gegevens een apart werkblad te nemen, waarop niets anders staat dan het importeerbereik en eventuele naastgelegen formules.
Formules doorvoeren naar aangrenzende kolommen
Een hele handige optie. Heb je het plan om een berekening te doen met elke rij van de import, dan zorgt deze optie ervoor dat deze cellen ook formules blijven houden als de hoeveelheid gegevens toeneemt.
Klik OK als je tevreden bent met de instellingen.
Importeren van de gegevens
Tenslotte klik je op OK en je gegevens worden ingelezen. Mijn werkblad ziet er nu zo uit:
Resultaten na het importeren
Nu de import juist is ingesteld zou ik het bestand maar eens opslaan.
De gegevens vernieuwen
Tot nu toe was alles erop gericht om de import instellingen juist te krijgen en ervoor te zorgen dat we die niet nog eens hoeven in te stellen. Maar hoe importeer je nou een nieuw bestand? Heel eenvoudig. Klik op een willekeurige cel in de tabel.
Vervolgens moet er op "Vernieuwen" worden geklikt. Het hangt af van je Excel versie waar deze zich bevindt:
Excel 2010/2007
Op de tab Gegevens bevindt zich de groep "Verbindingen met daarin de knop "Alles vernieuwen". Klik daarop en kies voor Vernieuwen:
De knop Vernieuwen in Excel 2007
Als je de optie om te vragen om een nieuw bestand had ingesteld moet je dat nieuwe bestand nu opgeven.
Excel 2003 en ouder
In Excel 2003, is de optie om te vernieuwen onder andere op twee plaatsen te vinden:
1. Op het Data menu (maar alleen indien je een cel in een geïmporteerde tabel hebt geselecteerd):
De knop Gegevens vernieuwen in het Data menu
2. Op de werkbalk Externe gegevens:
De knop Gegevens vernieuwen op de werkbalk Externe gegevens
Zo. Klaar!
Conclusie
Het importeren van tekst bestanden in Excel kan een arbeidsintensief proces zijn, als je dezelfde stappen steeds opnieuw moet doen. Door de importopties die Excel biedt op de juiste manier te gebruiken kan je jezelf echter veel tijd besparen. Tegelijkertijd neemt hierdoor de consistentie van je gegevens toe doordat er geen fouten meer worden gemaakt bij het importeren.
Dit artikel heeft een overzicht gegeven over hoe e.e.a. in Excel kan worden ingericht.
Mocht je vragen en/of opmerkingen hebben, hieronder is de mogelijkheid deze in te vullen.
Vragen, suggesties en opmerkingen
Al het commentaar over deze pagina:
Comment by: Roel Rovers (11/29/2011 3:04:28 PM)Aansluitend op het bovenstaande verhaal heb ik een vraag.
Bankmutaties worden door mij gedownload in csv, over meerdere jaren en vele rekeningen. Deze aparte werkbladen zou ik willen samenvoegen tot een groot werkblad. Daarna wil ik met de draaitabel functie filters maken en rapporteren.
Wat tijdens het samenvoegen mij hindert is het einde gegevensbereik teken (pijltje). Hierdoor kan ik de gegevens van een tweede werkblad niet plakken onder de gegevens van het eerste werkblad.
Het vergroten van het gegevensbereik levert geen goed resultaat op bij namen beheer.
Weet u misschien een goede werkwijze?
Bij voorbaat dank voor het antwoord.
Roel Rovers
Comment by: Jan Karel Pieterse (11/29/2011 11:19:33 PM)Hallo Roel,
Gek genoeg zegt het einde gegevensbereik pijltje mij niets, is dat het piepkleine symbooltje dat in de cel helemaal rechts-onder van een Excel tabel te zien is (2007 en 2010)?
Zo ja, dan zou je de gegevens gewoon direct onder de tabel moeten kunnen plakken en dan zou Excel de tabel automatisch uit moeten breiden.
Comment by: Wouter (1/18/2012 8:43:36 AM)Ik heb het bovenstaande al eens toegepast. En dat werkt erg prettig, voornamelijk dat hij bij het openen vraag om welk bestand er gekoppeld moet worden.
Maar ik zit nu met een geval dat ik een .xls bestand wil gebruiken. Dit lukt op zich wel maar nu krijg ik de optie niet zichtbaar om hem bij het opstarten te vragen welk bestand er geopend moet worden. Hij opent altijd hetzelfde bestand. Is hier een mogelijkheid voor? Alvast bedankt voor het antwoord! Ik gebruik Excel 2007.
Met vriendelijke groet,
Wouter Lettinga
Comment by: Jan Karel Pieterse (1/18/2012 9:40:53 AM)Hallo Wouter,
Dat kan helaas niet zonder VBA. Welke code nodig is hangt af van de gebruikte methode van "koppelen". Hoe heb je dat gedaan?
Comment by: Wouter (1/20/2012 1:08:11 AM)Beste Jan Karel,
Bedankt voor je antwoord. Dat is in ieder geval duidelijk. VBA heb ik eigenlijk nooit gebruikt in excel. Ik denk dat ik het dan even handmatig doe. Maar in ieder geval bedankt.
Met vriendelijke groet,
Wouter
Heeft u vragen, suggesties of opmerkingen? Gebruik dan dit formulier.
Mocht uw vraag niet direct relevant zijn voor deze pagina, maar een algemene Excel vraag betreffen, dan adviseer ik om deze hier te stellen: www.eileenslounge.com.